仕事でメールを書く時、意外と地味に時間がかかるのが、宛先の確認だったりします。
会社名は覚えていても、「前株だったかな、後株だったかな」と迷ったり、毎回過去の送信履歴を開いて確認したり。
小さな作業ですが、毎日積み重なると、意外と手間になります。
そこで、僕がやっている小さな工夫があります。
それは、メールの宛先をユーザー辞書へ登録しておくことです。
例えば、
「株式会社〇〇 〇〇様」
という形で登録し、読み仮名には担当者様の名前を入れておきます。
すると、メールを書く時に、宛先欄で名前を入力するだけで、定型文のように会社名と宛名が一発で出てきます。
これが、かなり便利です。
毎回、過去メールを探さなくていい。
前株・後株を確認しなくていい。
打ち間違いも減る。
一度きちんと登録してしまえば、その後のメール作成がかなり楽になります。
こういう小さな工夫は、一回だけ見ると地味かもしれません。
でも、毎日繰り返す仕事ほど、少しの効率化が大きな差になります。
仕事を楽に回すというのは、気合いで頑張ることだけではなく、無駄な工程を減らしていくことでもあるのだと思います。
もしまだ試したことがない方は、ぜひ一度やってみてください。
メールを書く時間が、少し軽くなるかもしれません。